Beloningsbeleid

1. Bestuurders

Het bestuur van Stichting De Spakenburgse Batterij bestaat uit vrijwilligers die hun functie onbezoldigd uitvoeren. Dit betekent:

• Bestuurders ontvangen geen salaris, vacatiegeld of andere vaste vergoeding voor hun bestuurswerkzaamheden.
• Er worden geen presentiegelden of bestuurdersbeloningen uitgekeerd.
• Bestuurders hebben geen recht op winstdeling of bonussen.

Dit is in lijn met de vereisten voor de ANBI-status, waarbij bestuurders niet meer dan een onkostenvergoeding mogen ontvangen.

Onkostenvergoeding bestuurders

Bestuurders kunnen uitsluitend een vergoeding ontvangen voor werkelijk gemaakte kosten die direct verband houden met de uitoefening van hun bestuursfunctie. Hierbij gelden de volgende regels:

• Kosten worden uitsluitend vergoed na overlegging van bewijsstukken (bonnen, facturen of rekeningafschriften).
• Vergoedingen worden vastgesteld en goedgekeurd door het voltallige bestuur.
• De hoogte van vergoedingen mag de normen van de Belastingdienst voor onbelaste onkostenvergoedingen niet overschrijden.
• Reis- en verblijfkosten worden vergoed op basis van openbaar vervoer tweede klas of de fiscale kilometervergoeding.

3. Onkostenvergoedingsbeleid

De stichting wil voorkomen dat vrijwilligers of bestuurders zonder overleg kosten maken die de financiële positie van de stichting onder druk zetten. Tegelijkertijd moet het beleid praktisch werkbaar blijven voor mensen die namens de stichting op pad zijn. Daarvoor gelden twee sporen en één uitzondering voor kleine kosten.

Spoor 1 — Vooraf goedgekeurde kosten (standaard)

Voor alle kosten boven €25, of voor kosten die niet vallen onder de uitzondering hieronder, geldt dat het bestuur vooraf toestemming geeft voor de activiteit of aankoop waarvoor de kosten worden gemaakt. Dit kan via e-mail, WhatsApp-bericht of notulen van een bestuursvergadering — zolang de goedkeuring traceerbaar is. Na uitvoering wordt de declaratie ingediend met bonnen en goedgekeurd door een ander bestuurslid dan de declarant.

Uitzondering — Kleine kosten bij expliciet inzet (≤ €25)

Wanneer een vrijwilliger of bestuurder door de stichting expliciet op pad is gestuurd om een taak uit te voeren (bijvoorbeeld: iets ophalen, materiaal aanschaffen, een boodschap doen voor een activiteit), mogen incidentele kosten tot €25 per gelegenheid worden gedeclareerd zonder voorafgaande formele goedkeuring. De declarant overlegt een bon en vermeldt de opdracht. Het bestuurslid dat de opdracht gaf, geldt als impliciete toestemming; een ander bestuurslid keurt de declaratie goed.

Spoor 2 — Kosten zonder voorafgaande toestemming (achteraf)

Wanneer kosten zijn gemaakt buiten de bovenstaande kaders — dus zonder voorafgaande goedkeuring en boven de €25-drempel, of zonder expliciete inzet door de stichting — wordt de declaratie ter beoordeling voorgelegd aan het voltallige bestuur. De declarant onthoudt zich van zowel beraadslaging als stemming over de eigen declaratie (art. 2:291 lid 2 BW / WBTR). Het bestuur beslist:

• Afwijzing: De kosten worden niet vergoed indien het bestuur oordeelt dat ze niet in het belang van de stichting zijn of buiten de doelstelling vallen.
• Afzien van vergoeding: Indien het bestuur de kosten goedkeurt maar de declarant schriftelijk bevestigt af te zien van uitbetaling, stelt de penningmeester een verklaring "niet-vergoede kosten" op voor de werkelijk gemaakte kosten (geen arbeidstijd). De declarant wordt geadviseerd eigen fiscaal advies in te winnen.
• Financiële vergoeding: Uitsluitend indien de financiële draagkracht van de stichting dit toelaat (zie hieronder), kan het bestuur besluiten de kosten alsnog te vergoeden.

Financiële draagkracht

Vergoedingen worden alleen financieel uitbetaald als de stichting over voldoende reserves beschikt om haar continuïteit en doelstellingen niet in gevaar te brengen. Is de financiële ruimte er niet, dan worden goedgekeurde kosten afgehandeld via de structuur van niet-vergoede kosten met bijbehorende penningmeesterverklaring.

Algemene regels voor alle declaraties

1. Werkelijke kosten: Alleen daadwerkelijk gemaakte kosten worden vergoed. Geen voorschotten of schattingen.
2. Bewijsstukken: Altijd een bon, factuur of rekeningafschrift bijvoegen.
3. Vier-ogen-principe: Goedkeuring altijd door een ander bestuurslid dan de declarant.
4. Fiscale grenzen: Vergoedingen blijven binnen de fiscaal onbelaste normen van de Belastingdienst.
5. Reiskosten: Openbaar vervoer tweede klasse of de geldende fiscale kilometervergoeding.
6. Transparantie: Alle vergoedingen en uitgeschreven verklaringen niet-vergoede kosten worden opgenomen in de jaarrekening.

5. Vastgesteld

Dit beloningsbeleid is vastgesteld door het bestuur van Stichting De Spakenburgse Batterij.

Vragen over dit beloningsbeleid kunt u stellen via info@despakenburgsebatterij.nl.